Com 20 mil SKUs (unidade de manutenção em estoque, na sigla em inglês) e algo entre 25 mil e 30 mil vendas realizadas por dia, a Kabum!, loja eletrônica especializada em produtos eletrônicos sediada em Limeira, no interior paulista, chega a movimentar durante a Black Friday vendas equivalentes a quase duas semanas de movimento normal. Este ano, preparou estoque de 100 mil unidades, volume 11 vezes maior que em 2013, para atender seu maior pico de vendas no ano - a data supera até o Natal.

Uma das aliadas para fazer com que os clientes não fiquem de mãos abanando por falta de produtos, nem sobrem mercadorias nas prateleiras dos quatro centros de distribuição da marca, é a ferramenta de gestão de estoque desenvolvida por Leandro Ramos, um dos fundadores e CEO do negócio. O sistema tem base em um algoritmo que analisa o estoque a cada dez minutos para avaliar o desempenho da venda e o histórico do produto. A qualquer sinal de declínio passam a ser analisados quesitos como a possibilidade de preços sem competitividade, da mesma forma que a aceleração nas vendas faz disparar alertas para o departamento de compras atuar na reposição.

A solução funciona com requintes como impedir a colocação de pedidos de produtos com baixa performance ou em quantidade superior à venda do mês. Isso reduziu a necessidade de caixa e de quebra ampliou a velocidade de giro do estoque, que roda a cada 30 dias, contra os 45 dias anteriores. "Hoje só estocamos o filé mignon", diz Leandro.

Os negócios cresceram dez vezes desde 2009, quando foi implantada a ferramenta, um atrativo para os fundos de investimento que rondam a empresa e um indicativo da relevância da correta gestão de estoque.

Manter a quantidade certa de itens sem sobras nem faltas pode ser a diferença entre negócios bem e mal-sucedidos. Além disso, a substituição de planilhas e outros controles manuais por soluções de gestão economiza tempo, dinheiro e mão de obra.

A Bebê Boutique, loja on-line de artigos infantis com portfólio de 13 mil itens, no ano passado investiu em ERP da KPC  para melhorar a gestão do negócio.

Um dos ganhos foi a agilidade na preparação dos pedidos, com automação do antigo processo manual que exigia um funcionário para separação, outro para checagem.

"Ganhamos acurácia no estoque e qualidade no gerenciamento", resume a empresária Mariana Guazzelli.

"Hoje nenhuma empresa consegue sobreviver sem algum tipo de gestão de estoque", acrescenta Lucas Amoroso Lima, da Men's Market, outra loja virtual de artigos masculinos, que substituiu as planilhas Excell por sistema de gestão da Betalabs no último Natal.

Depois que adotou o ERP da Intelecta, a papelaria paulistana Paddock, cujo mix de produtos soma mais de 12 mil itens, introduziu no sistema parâmetros como quantidades mínimas e máximas em cada produto para ter ajuda na hora de saber o que está faltando, para não ficar sem material. De outro lado, também evitou efetuar compras a mais. "Na época do Natal recebemos mais de 1 mil produtos novos. No período de volta às aulas, por exemplo, só de canetas Bic azul compramos mais de 2 mil unidades. Seria impossível gerir o negócio com assertividade e redução de custos de quebra mantendo o processo manual", descreve o diretor Odair Sabetta Junior.

O sistema tem funcionalidades como configurações para bloquear as vendas quando o estoque se aproxima do zero, conceito de estoque mínimo e máximo que ajuda o nivelamento às vendas médias, tela de compra e venda com estoque atualizado, estoque consignado, inventário, movimentação com histórico de usuário e produção com composição do item, para facilitar a montagem de kits internos, enumera o diretor comercial Carlos Mariano.

Características similares enriquecem boa parte das soluções disponíveis no mercado e são um dos principais atrativos da Dzyon, segundo a CEO Francine Nonaka. "Estoque é uma das funções do ERP que todos os clientes querem implantar logo de cara. É um gargalo, uma das prioridades para arrumar", diz.

Segundo Francine, independentemente de porte e segmento, todas as empresas têm em maior ou menor grau dificuldades em controlar o estoque, com questões que vão de inventários que não batem à necessidade de controlar data de validade dos produtos e podem envolver linha de produção, compras, orçamento, cotações, tudo em tempo real.

A indústria de cosméticos Yamá é uma das usuárias da marca. A empresa, instalada em parque industrial de 20 mil metros quadrados em Cotia (SP), adotou modelo de produção verticalizado, que inclui a fabricação e caixas, frascos e embalagens, além do produto, colocando desafio extra para a gestão de estoques e materiais.

A integração é uma das chaves para o processo funcionar - a cada pedido, o sistema gera demanda de compra, fabricação e estocagem. "Sabemos quando e onde o material será usado. A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) exige controle rigoroso de lote e data de validade", explica o gerente de TI Takeo Hasegawa.

Na rede de franquias de semi-joias Mapa da Mina, uma das metas é encurtar pela metade o prazo entre o pedido feito pelos lojistas e a entrega dos produtos fabricados, hoje em torno de sete dias. A agilidade é vital no setor, pautado pelos ventos da moda - uma peça de sucesso em uma novela de televisão pode ser um pesadelo caso chegue às vitrines depois que o programa saiu do ar.

Para visualizar em detalhes cada etapa da vida do produto, o empresário Marcos Pertili, de Campinas (SP), reproduziu no sistema Microvix, da Lynx, a mesma lógica que direciona o armazenamento nas lojas, com disposição dos cerca de 4 mil itens das diferentes categorias em bandejas.

"Consigo entender quais são os itens vendidos em cada loja, indicar quais são os mais vendidos ou substituir os que vendem menos por um novo produto da mesma categoria", exemplifica. O cenário está permitindo encolher o prazo de finalização dos produtos entregues pela fábrica semiacabados, com banho de ouro, etiqueta, código de barras e embalagem. "A cada dia deixo o estoque mais justo", comemora.